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スポンサーチーム担当実行委員とは?

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どうも。スポンサー担当実行委員のechizenyaです。自分はWordCampの実行委員を2015年のときから引き受け始めて、今年で3年生になりました。

1年生のときは広報チーム、2年生のときは、スポンサーチーム担当でした。広報チームはメンバーが異なると何を準備するかは異なってくるような感じですが、スポンサーチームは集まるメンバーが異なってもやることがある程度決まっている気がします。

そこで次回WordCampを行う場合に、スポンサーチーム担当の実行委員を志望する方に向けて、必要なスキルとか実際何をやるかを紹介したいと思います。

スポンサーチーム担当実行委員のスキルについて

必須スキル

  • 日本語の文章が書けること
  • E-mailが使えること

あれば望ましいスキル

  • WordPressでブログ記事が投稿できること
  • 営業・営業事務・販売などの職種の経験を生かしてコミュニケーションができること(特に筆まめな方は大歓迎)

よくWordCampの実行委員を引き受けるかどうかにあたって、「私、デザインに自信がないんですぅ〜」とか、「WordPressのテーマやプラグインを作ったことがないんですけど…」とか言われることがあります。ですがスポンサーチームに限って言えば、デザインやサイト構築、プログラミングの知識・経験は必要ありません(もちろんある方でも大歓迎です)。

どちらかと言うと、IT・Webの世界に関わらず、社会全般で通用するようなコミュニケーション力の方が重要だと思います。スポンサーチームは、特典(Webサイト掲載やブース出展)を用意して、スポンサー企業様から協賛金をいただくことが主任務ですから、ビジネスマナーが特に重要視されます。

スポンサー担当実行委員はスポンサー企業様からWebサイトで掲載する文章をいただいて、コピペして記事を投稿することはあります。そのときにWordPressで記事の投稿の仕方が分からなくても、どこがどう分からないか説明すれば、他の実行委員が教えてくれます。従ってWordPressに関する技術的なスキルは、WordPressに興味があると言うだけで十分でしょう。

スポンサーチームのタスク

では先にあげたスキルをあげて何をするのかと言うと、時系列的に並べるとざっくりとこんな感じです。

  1. スポンサーになっていただけそうな企業様に「ご案内文書」をメールで送信する
  2. その「案内文書」やWebサイト上のお申し込みフォームから協賛企業としてお申し込みをいただいた企業様にさらに詳しい案内をする
  3. Webサイト上でスポンサー企業様のロゴと紹介文を作成して公開。そのあとTwitterとFacebookで告知する
  4. ご請求書を送付して協賛金の入金を確認する
  5. イベント当日にブース出展をする企業様に「当日の案内」を送信する
  6. イベント当日にブース出展担当者のホストをする
  7. イベント終了後に終了のご報告をする

途中で企業ロゴの拡大・縮小などデザインの技術が必要な場面がありますが、それも今回のWordCampはデザインチームと副実行委員長にやっていただきました。

次回のWordCampでもデザイン担当の実行委員として、どなたかが参加されると思います。その方に依頼すれば(多分)デザイン的なことをやっていた抱けると思います。

お礼に始まってお礼に終わる

それよりも重要なのは、やはりE-mailを使ってのコミュニケーションです。具体的に言うと、7つのタスクで必ずお礼を述べることです。スポンサー企業様からいただく協賛金は、その企業の経営者・従業員の方が、知恵と工夫を凝らして獲得したお金です。非営利団体がスポンサー企業様から受け取る寄付金であろうと、営利法人が顧客から受け取る売上金であろうと同じお金であることに変わりはありません。お金に色はつけられないのです。

自分自身も個人事業主をやっていて、お金を稼ぐことについてはいつも苦労をしています。だからこそ協賛金を受け取るにあたってこまめにお礼を述べることが、より大切に感じられます。この不景気なご時世に顧客から直接お金をいただく機会が多い、営業や販売のキャリアを持つ方の経験は大いに役に立つと思います。

営業・販売経験のある方、大歓迎です

ちなみに自分の職歴を辿れば、ITやWebとは全く関係のないところからスタートしています。ほとんどが営業か販売です。WordPressの世界に飛び込んだときは、「営業や販売の経験は全く役にたたないな」と思ったりもしたことがありますが、案外そうでもなかったと言うことを改めて実感しています。

もし次回WordCampを行う機会があれば、営業・販売をはじめとした異業種の方から、スポンサーチーム担当実行委員としてのご参加をお待ちしています。

【参考ページ】

スポンサー企業様のご紹介とブースツアーのお知らせ WordCamp Kyoto 2017